FACTURA ELECTRÓNICA OBLIGATORIA: YA HAY NUEVO CALENDARIO PARA EMPRESAS Y AUTÓNOMOS
Durante los últimos años se ha hablado mucho de la futura obligación de utilizar factura electrónica entre empresas y profesionales. Sin embargo, la falta de fechas definitivas y los continuos desarrollos normativos han generado cierta incertidumbre entre pymes y autónomos.
Ahora ya tenemos un escenario mucho más claro.
Tras la publicación del Real Decreto 238/2026, se han definido los requisitos técnicos del sistema y, lo más importante, el calendario previsto para la implantación de la factura electrónica obligatoria en España.
Aunque la obligación todavía no será inmediata, las fechas ya están sobre la mesa y conviene empezar a prepararse.
¿Cuál es la nueva fecha de la factura electrónica obligatoria?
La principal novedad es que la obligación no comenzará directamente con la publicación del Real Decreto.
Los plazos empezarán a contar cuando entre en vigor la futura Orden Ministerial que regulará técnicamente la solución pública de facturación electrónica, una norma que actualmente continúa en tramitación.
Si se cumplen las previsiones actuales, el calendario quedará de la siguiente forma:
Empresas y profesionales con una facturación superior a 8 millones de euros
- Deberán adaptarse en un plazo de 12 meses desde la entrada en vigor de la Orden Ministerial.
- La fecha prevista actualmente sería el 1 de octubre de 2027.
Pymes, autónomos y resto de empresas
Dispondrán de 24 meses para adaptarse.
La fecha prevista actualmente sería el 1 de octubre de 2028.
Obligaciones sobre estados de factura y pagos
En determinados casos, especialmente para autónomos personas físicas y entidades en régimen de atribución de rentas, la obligación de informar sobre el estado de las facturas y sus pagos se retrasará hasta los 36 meses desde la entrada en vigor de la Orden.
¿Significa esto que todavía no tengo que hacer nada?
No exactamente. Lo que cambia es la fecha de obligatoriedad, no la obligación en sí.
La factura electrónica sigue adelante y todas las empresas acabarán teniendo que adaptarse.
De hecho, para muchas organizaciones la adaptación no consistirá simplemente en cambiar un programa de facturación, sino en revisar procesos internos, sistemas de gestión y procedimientos administrativos.
Por eso, aunque todavía exista margen, es un buen momento para entender qué implica realmente esta normativa.
Recordemos: ¿qué exige la nueva ley de factura electrónica?
La Ley Crea y Crece establece la obligatoriedad de utilizar factura electrónica en las operaciones entre empresas y profesionales.
Su objetivo principal es impulsar la digitalización empresarial, mejorar la trazabilidad de las operaciones y reducir la morosidad en los pagos.
Pero hay varios aspectos importantes que conviene tener claros.
No, enviar un PDF por correo electrónico no es factura electrónica
Esta es probablemente la duda más habitual.
Muchas empresas creen que ya utilizan factura electrónica porque generan una factura en PDF y la envían por email. Sin embargo, la nueva normativa exige algo diferente.
Las facturas deberán generarse en formatos estructurados y preparados para ser intercambiados y procesados automáticamente por distintos sistemas informáticos.
En otras palabras: una factura electrónica no es un PDF, aunque pueda llevar asociado uno para facilitar su lectura.
¿A quién afecta?
La obligación afectará a prácticamente cualquier empresa o profesional que facture a otra empresa o profesional.
Esto incluye:
- Autónomos.
- Pymes.
- Grandes empresas.
- Despachos profesionales.
- Comercios.
- Empresas de servicios.
- Industria.
En definitiva, cualquier operación B2B (empresa a empresa o profesional a profesional).
¿Cómo funcionará el sistema?
El modelo español combinará dos elementos:
- Plataformas privadas de facturación electrónica.
- Una solución pública de facturación electrónica.
Las empresas podrán trabajar con soluciones privadas compatibles, pero todo el sistema estará diseñado para garantizar la interoperabilidad y el intercambio de información entre plataformas.
La gran novedad: también habrá que informar sobre el estado de las facturas
La nueva normativa no se limita a la emisión de facturas.
También incorpora mecanismos para conocer qué ocurre después de enviarlas.
Entre otras cuestiones, será posible comunicar:
- La aceptación de la factura.
- Su rechazo.
- La fecha de vencimiento.
- El pago efectivo realizado.
El objetivo es aumentar la transparencia y reducir los problemas de morosidad entre empresas.
¿Tendré que cambiar mi software?
Dependerá del sistema que utilices actualmente.
Si ya trabajas con una solución moderna y actualizable, es posible que el fabricante adapte el software para cumplir la normativa.
Sin embargo, las empresas que siguen utilizando herramientas básicas, programas antiguos o procesos manuales probablemente tendrán que actualizar sus sistemas para cumplir con los nuevos requisitos.
Qué recomendamos hacer desde ahora
Aunque la obligatoriedad todavía no ha llegado, este es un buen momento para:
• Revisar el software de facturación actual.
• Analizar si los procesos están digitalizados.
• Identificar posibles carencias.
• Planificar futuras adaptaciones.
• Evitar prisas cuando se acerquen las fechas definitivas.
Las empresas que comiencen a prepararse con tiempo podrán afrontar el cambio de forma mucho más sencilla y aprovecharlo además como una oportunidad para mejorar su gestión.
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